Georges Swietlik remercie les différents intervenants pour leurs rapports.
Il salue également la participation de Lydie Perrin, Professeure au Lycée de Villaroy, en charge de l'organisation des échanges lycéens avec Pegnitz et invitée par le Conseil d'Administration.
En l'absence de question,
Le Président propose un vote commun pour les rapports présentés, ce qui est accepté par l'assemblée. Il est alors procédé au vote des rapports moral et d'activités.
Les rapports sont approuvés à l'unanimité.
Guy Ode, Trésorier, présente le rapport financier :
Questions :
* Hélène Deligné demande si le nombre d'adhérents est habituellement équivalent les autres années.
Georges explique que l'année 2013/2014 était exceptionnelle avec 101 adhérents, les autres années, le nombre est légèrement inférieur.
Par contre lors des Assemblées Générales il est toujours équivalent, de nombreux adhérents attendant de participer à une activité pour renouveler leur cotisation.
* Geneviève Sagbohan demande si les familles membres de l'association « les Falbalas », qui vont accueillir des Écossais pour le Burns Supper paieront leur adhésion au Jumelage.
Georges confirme que oui, afin qu'elles soient, entre autre, couvertes par l'assurance du Comité de Jumelage pendant ce week-end, et aussi pour le respect des statuts.
* Qu'est ce qui coûte cher lorsque nous recevons nos amis écossais lors du week-end de Pâques ?
Georges explique que le bus affrété par le Comité de Jumelage, pour aller chercher les familles à l'aéroport , les reconduire et pour les véhiculer pendant le week-end est la plus grosse dépense, puis c'est le restaurant offert à nos amis et subventionné pour les accompagnateurs, danseurs, chanteurs et musiciens lors de la journée du samedi.
Il ajoute que nous n'aurions pu louer les costumes nécessaires pour l'animation au Potager du Roi, et il remercie encore l'association « Les jeunes castelfortains » qui nous a prêté pendant un mois, tous les costumes pour 150€, montant équivalent à celui de la location d'un seul costume pour seulement deux jours dans les boutiques des environs. Il a seulement fallu rendre les costumes nettoyés pour une dépense supplémentaire d'une centaine d'Euros.
* Geneviève Sagbohan demande quel est le thème retenu pour la demande de subventions pour le week-end de l'Ascension 2015.
Gilles rappelle tout d'abord les difficultés rencontrées pour préparer la demande, la date limite ayant été avancée à début juin, nous n'avons eu que quelques jours pour rédiger une demande de plus en plus complexe et avec l'exigence nouvelle d'ouverture vers d'autres villes en plus de la ville jumelle que nous recevons.
Nous avions commencé à travailler sur le projet lors de notre séjour à Pegnitz, et nous l'avons finalisé en rentrant à Guyancourt.
Le thème retenu est : « Nos enfants, citoyens européens de demain ».
Nous projetons un échange qui impliquera 4 villes, Pegnitz, Linlithgow, Slany (ville de République Tchèque jumelée avec Pegnitz) et Guyancourt, et de recevoir au total entre 90 et 100 personnes.
2 visites se préparent : l'une destinée plutôt aux jeunes pour découvrir le Musée du Bourget et l'aéroport de Roissy, l'autre à la Maison Jean Monet et au château de Rambouillet.
Des représentants du Conseil Municipal des Jeunes de Pegnitz rencontreront les enfants du CME de Guyancourt lors d'une séance de travail.
La nouveauté de cet échange est la préparation d'une soirée supplémentaire, le vendredi soir, ouverte à tous les Guyancourtois.
Isabelle Godon ajoute que cette innovation découle du constat que nos activités sont bien souvent réservées à nos adhérents, et de notre souhait d'associer la population de la ville à notre week-end et peut-être encourager de nouvelles adhésions.
Gilles termine en expliquant que si nous arrivons à faire venir plus de 86 personnes, nous recevrons, après coup, la subvention attribuée, et que compte-tenu de notre programme, comme tous les ans, cette somme devrait tout juste couvrir les dépenses de l'échange.
Il est procédé au vote d'approbation du rapport financier :
Le rapport est approuvé à l'unanimité.
Renouvellement partiel des membres du CA :
Georges Swietlik rappelle que le Conseil d'Administration est constitué de 9 membres élus et renouvelables par tiers chaque année par l'Assemblée Générale, et de 6 élus municipaux désignés par le Conseil Municipal.
Il faut donc renouveler le mandat des 3 membres sortants :
- Isabelle Godon, qui se représente,
- Paul Le Galludec, qui se représente,
- Gilles Thirouin, qui se représente.
L'Assemblée étant d'accord à l'unanimité pour faire un seul vote,
il est procédé à l'élection des 3 candidats :
Ils sont élus à l'unanimité.
Un autre poste est vacant depuis que Marie-Claude Riocreux a été élue sur la liste du Conseil Municipal et siège maintenant à ce titre au Conseil d'Administration.
Zahra Haouchine a proposé sa candidature : « Adhérente au Comité de Jumelage depuis 3 ans, j'enseigne sur l'école Charlemagne, et ma classe entretient des correspondances avec une école de Comé depuis 3 ans ».
Il est procédé à l'élection de cette candidate :
Zahra Haouchine est élue à l'unanimité.
Georges explique que nous lui confirons le rôle d'informer le Conseil d'Administration des évolutions en matière de correspondances, de liens, d'échanges, d'actions, … entre les écoles de Comé et celles de Guyancourt. Zahra succédera, en quelques sortes, à Marie Claude Bourdon.
Révision du montant des cotisations
:
Lors de l'Assemblée Générale de 2009 il avait été décidé d'augmenter la cotisation par pallier sur 2 ou 3 ans. En 2011, l'Assemblée générale avait adopté une seconde augmentation.
Georges propose d'augmenter à nouveau la cotisation familiale, qui concerne plusieurs personnes d'une même famille, de 13 à 15€ et de maintenir la cotisation individuelle à 10€.
Il est procédé au vote d'approbation de cette proposition :
La proposition est adoptée à l'unanimité.
Les cotisations pour l'année 2015/2016 seront donc de : 10€ et 15€.
Celles de l'année en cours, 2014/2015, restent à 10 et 13€.
Proposition du Conseil d'Administration d'envoyer les convocations d'Assemblée Générale par messagerie électronique :
Georges explique que le C.A. est motivé par la baisse du coût (près de 80€) et par souci écologique (moins de papier).. L'association possède déjà une liste de diffusion pour l'envoi des compte rendus de Conseils d'Administration. Les quelques adhérents minoritaires n'ayant pas d'adresse mail ou ne voulant pas que nous l'utilisions pour des raisons qui leur sont propres, devront recevoir cette convocation annuelle de la même façon qu'il est actuellement fait pour les C.R. de C.A.
Marie-Claude Riocreux propose que l'on demande un Accusé de Réception.
* Armelle confirme que l'on peut envoyer la convocation avec une demande d'Accusé de Réception automatique, mais aussi en l'inscrivant dans le texte de la convocation.
* Marc Etienne rappelle que nous avons l'obligation de s'assurer de la réception du courrier.
* Il est confirmé qu'il est possible de s'assurer de la réception et de l'ouverture des courriels
* Georges craint que la participation des adhérents puisse diminuer et qu'en conséquence, cela augmenterai le risque de ne pas atteindre le quorum ce qui coûterait plus cher à la collectivité.
* Hélène Deligné rapporte que de plus en plus d'associations procèdent ainsi, sans baisse significative de participation de leurs adhérents. Mais elle suggère qu'un rappel soit fait quelques jours avant, pour remettre en tête l'Assemblée Générale.
* Christiane Chabrand insiste sur la nécessité de faire parvenir par courrier postal les convocations pour les adhérents sans adresse mail. Ce qui est confirmé par Georges.
Il est procédé au vote d'approbation de cette proposition :
La proposition est adoptée à l'unanimité.
Questions diverses :
* Remerciements :
Georges passe la parole à Isabelle Godon et Armelle Eyraud pour remercier Jacqueline Ode, Marie-Claude Riocreux et Geneviève Sagbohan, qui siégeaient au CA en tant qu'élues et qui ne sont plus Conseillères Municipales.
Cf. document joint en annexe 6
Questions :
Hélène Deligné remercie et appelle l'assemblée à remercier les membres du Conseil d'Administration pour leur travail de l'année.
Tous les points de l'ordre du jour ayant été abordés, Georges Swietlik clôt l'Assemblée Générale à 20h40 et invite l'assemblée à partager le buffet préparé et offert par les adhérents.
Comité de jumelage de Guyancourt – Hôtel de Ville – 78280 Guyancourt
Site internet : www.jumelage-guyancourt.com
